Hosting en zakelijke e-mail regelen voor een klein bedrijf

Bij het opzetten van een bedrijf worden hosting en e-mail vaak als laatste geregeld, terwijl alles ervan afhangt. Zonder hosting staat een website nergens, en zonder een eigen mailadres kom je al snel over als iemand die net begonnen is. Gelukkig hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Wel zijn er keuzes die later lastig terug te draaien zijn, dus het loont om ze vooraf rustig door te nemen.

Wat hosting precies is

Hosting is de plek waar de bestanden van je website staan, zodat bezoekers ze kunnen opvragen. Je betaalt een hostingpartij om die ruimte beschikbaar en bereikbaar te houden. De domeinnaam, bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl, is een apart onderdeel: dat is het adres, terwijl hosting het gebouw is waar de site woont. Beide kunnen bij dezelfde partij lopen, maar het is verstandig om het domein op eigen naam te laten registreren, zodat je het kunt meenemen als je van hosting wisselt.

Er bestaan globaal drie vormen. Gedeelde hosting deelt een server met andere websites en is voor kleine sites meestal genoeg. Een virtuele server geeft meer eigen ruimte en vraagt meer technische kennis. Beheerde hosting neemt veel onderhoud uit handen en is vooral geschikt voor wie liever niets met serverinstellingen te maken heeft.

Waar je op let bij de keuze

Snelheid en betrouwbaarheid zijn de twee eigenschappen die bezoekers het meest merken. Een trage site verliest aandacht en kan ook in zoekmachines minder goed presteren. Kijk daarom naar de locatie van de servers, bij voorkeur in Nederland of de EU als je vooral Nederlandse klanten bedient, en naar wat er over storingen wordt gezegd.

Controleer ook hoe back-ups zijn geregeld, of er een beveiligd certificaat voor het adres bij zit en hoe makkelijk je bij problemen iemand bereikt. Steun in het Nederlands is voor veel kleine ondernemers prettig, zeker als er iets misgaat op een drukke dag.

Zakelijke e-mail op een eigen domein

Een adres als info@jouwbedrijf.nl wekt meer vertrouwen dan een gratis adres van een algemene mailprovider. Daarnaast houd je zo de controle: als je van provider wisselt, blijft het adres hetzelfde. Er zijn grofweg twee routes. Je kunt mail laten lopen via je hostingpakket, wat eenvoudig is maar soms minder ruimte en minder functies heeft. Of je kiest een aparte mailoplossing met agenda, delen van bestanden en betere spamfilters.

Wie samenwerkt met een webdesignbureau, kan dit vaak laten regelen. Bij Webexperts horen hosting en e-mail bijvoorbeeld bij het pakket naast het bouwen en onderhouden van websites en webshops. Dat is praktisch, omdat site, domein en mail dan op elkaar zijn afgestemd. Vraag in zo’n geval wel na wie de beheerder van het domein is en hoe je eventueel kunt overstappen.

Instellingen die vaak worden vergeten

Mail kan in de spam belanden als het domein niet goed is ingesteld. Dat gebeurt meestal door ontbrekende technische records, zoals SPF, DKIM en DMARC, waarmee ontvangende servers kunnen zien dat een bericht echt van jouw domein komt. Een beheerder stelt die in een paar minuten in, maar ze worden regelmatig overgeslagen.

Stel ook meteen in hoe mail op je telefoon en laptop binnenkomt, en zorg dat er een tweede persoon of een noodadres is voor het geval je zelf niet meer kunt inloggen. Bewaar de inloggegevens van hosting en domein op een veilige plek, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager. Dat lijkt omslachtig, maar het scheelt een hoop gedoe op het moment dat er iets verandert, zoals een nieuwe medewerker of een verhuizing naar een andere provider.

Plan ten slotte een vast moment per jaar om te kijken of alles nog past. Verlopen domeinnamen en certificaten zijn een bekende oorzaak van sites die plotseling onbereikbaar zijn. Zet de verlengdata in je agenda en controleer of de betaalgegevens bij de hostingpartij kloppen. Dat kost een half uur en voorkomt dat je bedrijf een dag lang geen mail ontvangt omdat een kaart was verlopen.